I creatori di eventi musicali vogliono che il loro pubblico si senta come se un’esibizione dal vivo fosse uno spettacolo spontaneo di creatività, ma per ottenerlo sono necessarie settimane e mesi di preparazione. Con i nuovi formati online e i concerti socialmente distanziati probabilmente in cantiere, avrai bisogno di un tocco di immaginazione in più. Per fortuna, ci sono molti modi per ospitare un concerto in questo momento, dai drive-in ai livestream. Per iniziare a organizzare un’esperienza indimenticabile, ecco alcuni suggerimenti su come organizzare un concerto musicale. Dall’allocazione di un budget all’esecuzione di sound check, possiamo aiutarti a ospitare un evento musicale che suona nel modo giusto.
Stabilisci un budget che abbia senso
Che tu stia organizzando un concerto virtuale o di persona, impostare un budget realistico dovrebbe essere in cima alla tua lista di cose da fare. Delinea le tue spese generali e sii chiaro sui costi che prevedi di sostenere: pagherai agli artisti una quota fissa o offrirai una percentuale sulla vendita dei biglietti? Il locale sarà in grado di fornire personale del bar e buttafuori o dovrai procurarteli tu stesso? Hai bisogno di noleggiare attrezzature aggiuntive per lo streaming live dell’evento? E come puoi aggiungere valore ai partecipanti mentre crei un altro flusso di entrate, come stampare magliette, ad esempio? Ricorda, il tuo budget non deve superare quello che prevedi di guadagnare con le vendite, quindi è essenziale comprendere le tue uscite prima di impostare i prezzi dei biglietti: se sbagli il saldo rischi di non vedere un ritorno sull’investimento.
Visualizza potenziali sedi
Le persone pagano per vedere gli artisti che hai prenotato, ma ciò non significa che non gli importi del luogo se stai organizzando un concerto di persona. E, per i concerti online, dovrai comunque trovare un luogo che consenta un’esibizione autentica e di alta qualità per lo streaming live. Capacità, accessibilità, strutture e posizione sono tutti elementi chiave e ignorare queste considerazioni è solo uno degli errori più comuni da evitare quando si effettua una prenotazione. Ma trovare il luogo perfetto alla fine si riduce a ciò che vuole la tua comunità di fan della musica. Ove possibile, controlla un certo numero di luoghi con le esigenze del tuo pubblico e il tipo di atmosfera che vuoi creare davanti alla mente. Questo è altrettanto importante per i concerti virtuali: dopotutto, vuoi ricreare l’esperienza della vita reale per i partecipanti. È anche fondamentale pensare a come funzionerà una sede di persona con le misure di distanziamento sociale in atto, come pod separati per i posti a sedere o aree chiaramente contrassegnate per stare in piedi.
Prenota il tuo artista o la tua band
Il prossimo passo da padroneggiare è come prenotare artisti musicali per eventi. Se il tuo concerto prevede più artisti, pensa se i loro generi si completano a vicenda: vuoi assicurarti che la formazione abbia un senso per le persone. Per i concerti di persona, anche i tuoi artisti avranno un ruolo nell’aiutarti a decidere il luogo giusto. Ad esempio, i tuoi headliner attireranno abbastanza folla da riempire la capienza? La band avrà lo spazio di cui ha bisogno sul palco? Il pubblico apprezzerà i posti o preferirebbe stare in piedi? Pub, bar e club sono spazi intimi perfetti per spettacoli alle prime armi, mentre i teatri e i locali musicali più grandi richiedono uno o più atti di “grandi nomi”. Con i concerti online, non c’è un limite alla dimensione del tuo pubblico, ma ci sono ancora altre cose da considerare. Ad esempio, se alcuni degli artisti vivono a livello locale, potrebbe essere possibile per loro utilizzare lo stesso luogo per trasmettere in streaming le loro esibizioni, rendendo la logistica un po’ più semplice.
Assumi una squadra esperta
Quando organizzi un concerto, è importante avere la squadra giusta. Assumi persone che hanno esperienza nella gestione di eventi per concerti musicali e, se il tuo concerto è virtuale, cerca persone con il know-how per organizzare eventi online di successo. Quando si tratta di trasmettere in streaming una performance, vorrai che operatori di ripresa, tecnici del suono ed esperti di illuminazione qualificati la catturino in alta qualità. Indipendentemente da chi assumi, dal marketing e dalle vendite alla logistica e alla sicurezza, è importante creare un team che funzioni bene insieme. Dovrai anche sapere che puoi fidarti della tua squadra per mantenere la calma sotto pressione se qualcosa va storto. Pubblica descrizioni dettagliate dei ruoli sui siti di ricerca di lavoro che indichino chiaramente cosa stai cercando per attirare le persone giuste. Spargi la voce anche nei forum pertinenti e parla con i tuoi contatti nell’industria musicale in quanto potrebbero metterti in contatto con il professionista perfetto.
Procurati l’attrezzatura giusta
Fare in modo che il tuo evento suoni alla grande significa porre le domande giuste quando prenoti sia la sede che gli artisti. Ad esempio, quale attrezzatura richiedono band e cantanti e quanta potenza hanno bisogno? La comunicazione è fondamentale anche quando si lavora con ingegneri del suono e un team tecnico. Non aspettare che arrivino tutti prima di stabilire le responsabilità delle persone e programmare i tempi per l’allestimento e i controlli audio, soprattutto se ospiti più artisti. Invece, crea una guida alla configurazione del concerto dal vivo prima della giornata e condividila con tutte le persone coinvolte. Per gli eventi virtuali, le apparecchiature audiovisive sono altrettanto importanti. Usa videocamere HD, mixer audio e microfoni clip-on per assicurarti che la registrazione sia di alta qualità. È anche una buona idea organizzare riunioni di pianificazione per assicurarsi che tutti sappiano qual è il loro ruolo ed evitare problemi.
Pianifica la logistica
Discutere la logistica con la sede e gli artisti ti aiuterà a elaborare una sequenza temporale o un ordine di esecuzione per l’evento, che include quando le persone (dai musicisti al personale del bar e alla sicurezza) devono arrivare o prepararsi per il loro live streaming. Per i concerti di persona, fissa il coprifuoco e fai attenzione a quando la licenza del locale scade la sera. L’emissione di biglietti è molto più semplice quando utilizzi una piattaforma in cui puoi creare più categorie di biglietti e impostare la capacità massima in modo da non doverti preoccupare di vendite eccessive. Mettere in atto misure di sicurezza È fondamentale assicurarti di essere sicuro che tutte le persone coinvolte, dagli artisti e dal personale ai partecipanti, saranno ben curate. Sebbene siano necessarie misure di distanziamento sociale, potrebbe essere necessario pensare a cose come sistemi di ventilazione, segnaletica orizzontale e disinfettante per le mani. Dovrai anche metterti in contatto con il personale in loco e la sicurezza per gestire la vendita dei biglietti in giornata e il check-in delle persone. La funzione di ingresso a tempo di Eventbrite può scaglionare i partecipanti, con la biglietteria contactless che aiuta a tagliare i contatti tra gli ospiti e il personale. Quando si tratta di eventi virtuali, la sicurezza assume una forma molto diversa. Per proteggere il tuo evento dallo “zoombombing” di ospiti indesiderati, prendi in considerazione la protezione dei live streaming con password e l’implementazione di un rigoroso codice di condotta.
Promuovi il tuo evento
Ora che hai imparato a pianificare un evento o un concerto, vorrai che i potenziali partecipanti ne vengano a conoscenza e prenotino i biglietti. Dal momento che molte promozioni di concerti avvengono già online, il marketing di un live streaming non deve essere poi così diverso dalla promozione di uno spettacolo dal vivo. Puoi collegare il tuo account Eventbrite a Facebook, utilizzare annunci social mirati o integrarti con Spotify in modo che i fan possano trovare facilmente il tuo concerto. Ma la cosa migliore sarebbe integrare l’attività online con vecchie ma sempre utili pratiche offline: quali volantini, annunci su giornali locali e manifesti. Preparare il tutto è molto semplice grazie alla stampa digitale. Basta affidarsi ad un professionista. Vuoi un consiglio? Scegli Stampaprint! Non rimarrai deluso!
